Senior management-assistent

Faculteit/Dienst: Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica

Opleidingsniveau: HBO / Universiteit

Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel

Sluitingsdatum: 23 juli 2023

Vacaturenummer: 11744

Word de onmisbare schakel in ons dynamische instituut – Ben jij onze nieuwe Senior Managementassistent!

Het Institute for Logic, Language and Computation (ILLC), een interdisciplinair onderzoeksinstituut van de Faculteiten FGw en FNWI, is op zoek naar een gedreven en enthousiaste professional om ons team van het bedrijfsbureau te versterken. Ben jij klaar voor een uitdagende positie waarin je kunt floreren in een unieke, interfacultaire en internationale omgeving? Als je goed kunt samenwerken en een passie hebt voor dynamiek, dan is deze positie wellicht perfect voor jou!

Wat ga je doen?

Als Management-/Office Assistent krijg je een brede verantwoordelijkheid voor diverse processen binnen ons instituut. Je ondersteunt de instituutsmanager en assistent bedrijfsvoerder bij alle aspecten van onderwijs, onderzoek, HR, financiën, communicatie, ICT en huisvesting. Je speelt een cruciale rol bij het uitvoeren van ons personeelsbeleid en draagt actief bij aan het beheer van projecten in de drie geldstromen. Daarnaast krijg je de kans om ons alumnibeleid verder vorm te geven. Je bent medeverantwoordelijk voor de inhoud van onze websites, verzorgt de wekelijkse nieuwsbrief en beheert de jaarkalender. Ook bied je waardevolle ondersteuning door het verzamelen, bewerken en onderzoeken van managementinformatie voor belanghebbenden. Daarnaast zul je incidenteel algemene secretariële en organisatorische taken uitvoeren, zoals het verstrekken van informatie, het boeken van ruimtes, het plaatsen van bestellingen, het ontvangen van bezoekers en het begeleiden van nieuwe medewerkers. Kortom, je bent een onmisbare schakel die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Jouw ervaring en profiel

Om succesvol te zijn in deze rol, is het essentieel dat je goed kunt functioneren in een klein team binnen een grote organisatie. Je hebt een scherp gevoel voor verhoudingen, bent een echte teamspeler en assertief. Je neemt graag initiatief, bent doortastend in het oppakken van taken en kunt je goed inleven in de wensen van de wetenschappers die je ondersteunt. Het stellen van de juiste prioriteiten en zelfstandig werken zijn voor jou vanzelfsprekend. Je blinkt uit in planning en organisatie, kunt multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Bovenal ben je betrokken bij het team en sta je open voor nieuwe uitdagingen.

Wat wij vragen:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, óf ten minste een aantal jaren werkervaring in een vergelijkbare functie (ervaring in een universitaire context of andere onderwijsinstelling is een pre).

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels, zowel in woord als geschrift.

• Een dienstverlenende, sociale en proactieve instelling: je bent een echte aanpakker.

• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen.

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken.

• Uitstekend presteren onder (tijds)druk.

• Ruime praktijkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 30,4 uur per week (0,8 fte) voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2.818 tot € 3.764 (schaal 8). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management-/Office assistent 1is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;

• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;

• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;

• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;

• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;

• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Waarom kiezen voor het Institute for Logic, Language and Computation (ILLC)?

• Je maakt deel uit van een toonaangevend interdisciplinair onderzoeksinstituut dat de grenzen van wetenschap en technologie verlegt.

• Je werkt in een dynamische en inspirerende omgeving, waarin je kunt samenwerken met internationale experts en vooraanstaande wetenschappers.

• Je krijgt de kans om bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van ons instituut en de mogelijkheid om jezelf te blijven ontwikkelen.

• Je hebt een breed takenpakket en werkt samen met een hecht en enthousiast team.

• Je ontvangt een aantrekkelijk salaris en profiteert van uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Ben jij klaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan ons team? Solliciteer vandaag nog en maak deel uit van ons succesverhaal!

Vragen?

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• Peter van Ormondt, instituutsmanager

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één .pdf bestand voor 23 Juli 2023.

• Een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;

• motivatiebrief;

Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.

De sollicitatiegesprekken zullen gehouden worden in augustus.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.

LI-AO-FNWI-P