Management/Office-assistent

Faculteit/Dienst: Faculteit der Natuurw., Wiskunde & Informatica

Opleidingsniveau: HBO / Universiteit

Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel

Sluitingsdatum: 21 maart 2023

Vacaturenummer: 11249

Introductie

Het Institute for Logic, Language and Computation (ILLC) zoekt een nieuwe management-/office assistent om het team van het bedrijfsbureau te versterken. Kan jij goed in teamverband werken? Hou jij van een dynamische omgeving in een uniek interfacultair, internationaal georiënteerd instituut? Binnen een interdisciplinair onderzoeksinstituut van de Faculteiten FGw en FNWI? Dan is deze positie misschien geschikt voor jou!

Wat ga je doen?

Van jou wordt verwacht dat je de verantwoording op je neemt van de uitvoering van het personeelsbeleid van ons instituut. Daarnaast zijn er o.a. communicatietaken die verricht moeten worden en willen we ons alumnibeleid verstevigen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Jij ondersteunt de instituutsmanager en assistent bedrijfsvoerder bij alle processen en werkzaamheden rondom onderwijs en onderzoek, HR, financiën, communicatie, ICT en huisvesting voor het instituut;

• Jij hebt m.n. de verantwoordelijkheid voor een goeie uitvoer van het personeelsbeleid;

• Jij ondersteunt actief bij het administreren van projecten in de drie geldstromen;

• Jij gaat het alumnibeleid van het ILLC verder vorm geven;

• Jij neemt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van de verschillende websites die het ILLC beheert, verstuurt wekelijks de nieuwsbrief en beheert de jaarkalender;

• Jij biedt inhoudelijke ondersteuning door het verzamelen, bewerken en rechercheren van managementinformatie voor belanghebbenden;

• Wanneer nodig vervul je algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals het verstrekken van informatie, het boeken van ruimtes, bestellingen plaatsen, het ontvangen van bezoekers en het wegwijs maken van nieuwe medewerkers, archiefbeheer etc

Jouw ervaring en profiel

Het werken in een klein team binnen een grote organisatie vergt gevoel voor verhoudingen, samenwerking en assertiviteit. Je neemt initiatief, bent doortastend in het oppakken van zaken en kan je verplaatsen in de wensen van de wetenschappers die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen en zelfstandig aan de slag te gaan. Jouw planning- en organisatiekunst is sterk, je kunt multi-tasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent communicatief sterk. Bovenal vinden we het belangrijk dat je betrokken bent bij het team en dat je het leuk vindt om nieuwe dingen te leren.

• minimaal HBO werk- en denkniveau, óf ten minste een aantal jaren werkervaring in een vergelijkbare functie (ervaring in een universitaire context of andere onderwijsinstelling is een pre);

• uitstekende communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift;

• dienstverlenende, sociale en proactieve instelling: een echte aanpakker;

• organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;

• zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;

• je blijft optimaal functioneren onder (tijds)druk;

• ruime praktijkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, Sharepoint).

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 38 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2.818 tot € 3.764 (schaal 8). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management- officeassistent 1 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;

• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;

• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;

• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;

• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;

• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;

• de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;

• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Institute for Logic, Language and Computation (ILLC) is een uniek, toonaangevend onderzoeksinstituut op het interdisciplinaire gebied dat zich bezighoudt met het onderzoek naar informatie, informatieuitwisseling en cognitie met behulp van formeel-wiskundige methoden. Het instituut is ingebed in de Amsterdamse logicatraditie en beslaat de gebieden taalkunde, logica, wiskunde, filosofie, informatica, kunstmatige intelligentie en cognitie. In het instituut zijn bijna 150 onderzoekers (staf en promovendi) uit de Faculteiten der Geesteswetenschappen (FGw) en der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) werkzaam. Het ILLC heeft een eigen master- en PhD-opleiding die bijdragen aan een levendige en internationale sfeer.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen?

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• Peter van Ormondt, instituutsmanager

T: +31 020 525 8070

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één .pdf bestand voor 21 maart 2023.

• Een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;

• motivatiebrief;

• namen en emailadressen van twee referenten.

Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.

De sollicitaties zullen gehouden worden in april.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.